MANUAL PENGGUNA SISTEM eCert
Sistem Bersepadu Pengurusan, Perekaan, Penjanaan Sijil Digital & Pengesahan Kod QR
Pengenalan & Objektif Sistem eCert POLIMAS
Sistem eCert POLIMAS ialah platform berpusat generasi baharu yang direka khusus bagi mengautomasi keseluruhan proses pengeluaran, perekaan, pengedaran dan pengesahan sijil digital rasmi di Politeknik Sultan Abdul Halim Mu'adzam Shah. Sistem ini menyokong aktiviti peringkat jabatan, unit kokurikulum, serta latihan staf di bawah Unit Latihan & Pendidikan Lanjutan (ULPL).
Penjanaan Pukal Sepantas Kilat
Menjana beratus-ratus sijil digital serentak berserta nombor siri unik dan kod QR kriptografi secara automatik melalui fail Excel/CSV.
Pereka Sijil Visual Interaktif
Kanvas drag-and-drop fleksibel yang membolehkan staf memuat naik templat Canva/Photoshop serta menyusun kedudukan teks dan QR dengan tepat.
Pengesahan Tulen Tanpa Waswas
Setiap sijil dilindungi UUID unik dan hash SHA-256 yang membolehkan majikan atau institusi luar menyemak ketulenan dalam 1 saat.
Matriks Akses & Peranan Pengguna (RBAC)
Sistem menguatkuasakan kawalan akses berasaskan peranan (*Role-Based Access Control*) bagi memelihara integriti pengeluaran sijil dan pembahagian tugas yang jelas:
| Fungsi / Modul Sistem | Pentadbir (Admin) | Pegawai ULPL | Pegawai PLSJ | Pensyarah / Staf | Peserta / Awam |
|---|---|---|---|---|---|
| Cipta Program & Muat Naik Peserta | Penuh | Penuh | Penuh | Penuh | Tiada |
| Studio Visual Edit Sijil (Drag & Drop) | Penuh | Penuh | Penuh | Penuh | Tiada |
| Muat Turun Sijil PDF Pukal, ZIP & Pop-Out | Penuh | Penuh | Penuh | Penuh | Tiada |
| Modul Khas Kursus ULPL & Laporan ISO | Penuh (Semua) | Penuh (Semua) | Kursus Sendiri | Tiada | Tiada |
| Pengurusan Templat ULPL (Tukar & Rename ✏️) | Penuh | Penuh | Tiada | Tiada | Tiada |
| Pengurusan Staf & Lantikan PLSJ | Penuh | Tiada | Tiada | Tiada | Tiada |
| Jejak Audit Pentadbir ISO PS-10 | Penuh | Tiada | Tiada | Tiada | Tiada |
| Semakan Ketulenan Sijil (Kod QR / Carian) | Akses | Akses | Akses | Akses | Akses Awam |
Kitaran Aliran Kerja Sistem
Sistem eCert menyediakan dua aliran kerja utama yang disesuaikan mengikut kategori program:
A. Aliran Kerja Modul Standard (Aktiviti Jabatan / Kelab / Kursus Am)
B. Aliran Kerja Modul Khas ULPL (Kursus Latihan Staf Berpematuhan ISO)
Modul Program & Studio Visual Edit Sijil (Visual Canvas)
Studio Visual Edit Sijil interaktif eCert membolehkan staf mereka bentuk dan menyusun atur templat sijil secara heret-dan-lepas (*drag-and-drop*) yang lancar di komputer mahupun skrin sentuh telefon pintar:
Auto-Kesan Orientasi Kertas
Kini menjadi pilihan lalai (*default*). Sistem secara pintar menyemak nisbah aspek imej grafik (Canva / PNG / JPG) dan menetapkan orientasi Melintang (Landscape) atau Menegak (Portrait) secara automatik tanpa perlu staf meneka.
Studio Visual Edit Sijil
Kawalan kedudukan teks nama, No. KP/Matrik, tajuk program, kod QR pengesahan, dan blok tandatangan secara seret langsung (*drag & drop*) dengan sokongan sentuhan mudah alih (*touch pointer capture*).
Modal Pop-Out Sijil Segera
Klik ikon cetak pada mana-mana penerima untuk membuka tetingkap Pop-Out segera di atas halaman yang sama tanpa tab bertindan. Dilengkapi butang terus untuk Cetak / Simpan PDF dan Salin Pautan Awam.
Pilihan Latar Belakang: Canva vs Kertas Kosong
Staf boleh memilih sama ada:
• Fail Sendiri / Canva: Menggunakan templat grafik penuh berwarna-warni (.PNG / .JPG).
• Kertas Sijil Kosong (Pre-printed): Mencetak teks nama dan maklumat sahaja terus ke atas kertas sijil fizikal berlogo POLIMAS sedia ada di pejabat.
Format Fail CSV Peserta
Fail import mengikut susunan 6 lajur rasmi: BIL, KATEGORI (Pensyarah / Pelajar / Luar), NAMA PENUH, NO IC, NO MATRIK, dan JAWATAN (Peserta, AJK, dsb). Anda boleh memuat turun contoh fail siap sedia melalui butang "Muat Turun Contoh CSV" di dalam sistem.
Penyegerakan Pintar: Apabila anda menggantikan latar belakang sijil melalui butang "Tukar Templat" atau di dalam Studio Visual, sistem membolehkan templat tersebut disegerakkan serentak kepada Kedua-dua Kategori (Peserta & AJK) secara automatik.
Simpanan Automatik: Sebarang perubahan pada Studio Visual akan disimpan secara automatik (*auto-save*) ke pangkalan data apabila anda menekan butang "← Kembali ke Program", menjamin hasil paparan dan cetakan sentiasa sepadan 100%.
Modul Kursus Latihan ULPL & Pegawai Latihan Jabatan (PLSJ)
Modul ini dibangunkan khusus bagi mematuhi standard audit pensijilan kualiti ISO dan prosedur operasi piawai Unit Latihan & Pendidikan Lanjutan (ULPL) POLIMAS:
Peranan Pegawai PLSJ
Pegawai Latihan Staf Jabatan (PLSJ) mempunyai akses khas untuk mendaftar kursus jabatan sendiri, mengurus kehadiran staf jabatan, serta menjana sijil latihan staf tanpa mengganggu kursus jabatan lain.
Kawalan Had Masa Borang (Auto-Close)
Borang pendaftaran ditutup secara automatik mengikut sesi (1:00 Petang, 5:00 Petang atau 10:30 Malam). Pegawai urus setia boleh menambah masa pantas (+15 / +30 minit) bila-bila masa.
Pengurusan & Rename Templat ULPL
Pegawai ULPL boleh memuat naik templat baharu dan menamakan semula (*Rename*) fail templat fizikal dengan butang pensel [ ✏️ ] secara selamat tanpa merosakkan templat aktif.
Laporan Analisis ISO (PK-POLIMAS-ULPL-06)
Sistem mengira skor min 10 soalan instrumen ISO secara automatik, membina jadual taburan skala 1-5, dan mencetak borang laporan lengkap dengan ulasan serta tandatangan digital pengurusan.
Studio Visual Edit Sijil Kursus
Menyokong penyesuaian khusus teks nama staf, siri bilangan kursus BIL (01), tarikh & masa pelaksanaan, purata jam latihan, dan paparan kod QR pengesahan 48px yang tajam.
Sekiranya had masa tamat, borang awam akan menghalang kemasukan baharu secara automatik. Urus setia boleh menekan butang "⚙️ Tetapan Semula" atau "+30 minit" pada paparan kursus untuk membuka semula pendaftaran jika terdapat staf yang memerlukan masa tambahan.
Portal Semakan Sijil Awam & Pengesahan Kod QR
Sistem menyediakan portal layan diri untuk memudahkan peserta mencari dan memuat turun sijil mereka pada bila-bila masa:
🔍 Carian No. KP / Kad Pelajar
Peserta hanya perlu melayari https://ecert.digitalsystem.com.my/semak.php, masukkan No. Kad Pengenalan (cth: 980102025544) atau No. Matrik, dan sistem akan menyenaraikan semua sijil yang pernah diterima sepanjang pengajian/perkhidmatan.
📱 Imbasan Kod QR Pengesahan
Mana-mana pihak yang mengimbas kod QR pada sijil fizikal atau digital akan terus dibawa ke laman pengesahan rasmi bertopeng (/sah/{kod}) untuk melihat status keabsahan sijil secara langsung dari pangkalan data POLIMAS.
Keselamatan & Jejak Audit Pentadbir ISO PS-10
Selaras dengan standard audit ISO PS-10 keselamatan data kerajaan, setiap operasi berimpak tinggi direkodkan secara kekal dalam modul Jejak Audit Pentadbir (*Audit Trail*):
Aktiviti & Ciri Keselamatan Yang Dikuatkuasakan:
Pentadbir boleh menekan butang "Log Audit" di menu navigasi atau halaman Pengguna untuk mengakses papan kawalan audit berformat kotak putih rasmi POLIMAS. Papan ini dilengkapi 4 kad statistik masa nyata, penapis pintar mengikut kata kunci, modul, dan pengguna pelaku, serta butang muat turun fail Eksport CSV dan Cetak Log untuk keperluan pematuhan audit ISO PS-10.
Selain itu, sistem menguatkuasakan penamatan sesi automatik selepas 15 minit tanpa aktiviti demi mengelakkan pencerobohan akaun semasa komputer ditinggalkan.
Soalan Lazim (FAQ) & Penyelesaian Masalah
https://ecert.digitalsystem.com.my/semak.php pada bila-bila masa dan memasukkan No. Kad Pengenalan mereka untuk memuat turun semula salinan PDF rasmi.